Bomatec
CAQ WIRD ZUM INTERNATIONALEN QUALITÄTSNETZWERK
Was 2015 ursprünglich als Einführungsprojekt für ein neues ERP-Systems gedacht war, entwickelte sich für das Handels- und Produktionsunternehmen Bomatec zu einem der größten Veränderungsprojekte der Unternehmensgeschichte. Es entstand ein Netzwerk aus selbstständig miteinander agierenden Softwarelösungen, vernetzten Messmaschinen und automatisierten Prozessen, in denen das CAQ-System CASQ-it eine der maßgebenden Rollen einnimmt. Gemeinsam mit dem Lösungspartner Böhme & Weihs hat Bomatec ein globales Qualitätsnetzwerk geschaffen, das selbst in Audits nachhaltig beeindruckt.
Bomatec gilt als einer der erfahrensten Partner für Magnettechnik, Sensorik und Antriebstechnik. Die Bomatec-Gruppe agiert weltweit mit fünf Geschäftseinheiten und Produktionsstandorten, die auf verschiedene strategische Ziele und Aktivitäten ausgerichtet sind. Beliefert werden vor allem die Zielmärkte Fahrzeug- und Maschinenbau, Industrieelektronik und Antriebstechnik.
Der Hauptsitz der Gruppe befindet sich in der Schweiz. Hinzu kommen die Bomatec International Corp. in Kanada, die Bomatec Trading Co. Ltd. in China sowie – als jüngstes Mitglied der Gruppe – die Bomatec (Malaysia) Sdn. Bhd. als eigener Fertigungsstandort für kunststoffgebundene Magnete. Gestartet 1993 als Zwei-Mann-Unternehmen, beschäftigt Bomatec aktuell rund 300 Mitarbeiter. Davon 130 in Malaysia sowie 50 am Schweizer Hauptsitz.
Das Qualitätsmanagement von Bomatec erstreckt sich über insgesamt fünf Standorte: Das Prüflabor in China ist vorrangig für die Wareneingangsprüfung von Zukaufkomponenten aus dem asiatischen Raum zuständig. Hinzu kommen das Prüflabor in Malaysia sowie am Stammsitz in Höri.
QUALITÄTSMANAGEMENTINFORMATIONEN IM ERP REICHTEN NICHT AUS
Durch die Hinzunahme des Standorts Malaysia wurde Bomatec vom Entwicklungs- und Handelshaus endgültig auch zum Produzenten. Diese Neuausrichtung erforderte grundlegend optimierte und noch enger vernetzte Prozesse. So entschied sich Bomatec 2015 – ganz entsprechend des Unternehmensleitsatzes „Stillstand ist Rückschritt“ – für die unternehmensweite Entführung eines neuen ERP-Systems. In diesem Zuge sollte auch das Qualitätsmanagement auf Basis der Qualitätsmanagementfunktionen im ERP systemgestützt aufgestellt werden, um die oftmals noch stark manuell gesteuerten Prozesse zu automatisieren.
Im Auswahlprozess für die ERP-Lösung zeigte sich jedoch, dass die integrierten Qualitätsmanagementmodule der verschiedenen ERP-Systeme für Bomatec nicht umfänglich genug waren. Das Unternehmen entschied deshalb, dass neben dem ERP-System nun auch ein CAQ-System neu eingeführt werden sollte. Das Projekt CABARAN, malaysisch für „Herausforderung“, war geboren – eines der größten Veränderungsprojekte überhaupt in der Unternehmensgeschichte.
Die übergeordneten Ziele für die Einführung eines CAQ-Systems wurden sorgfältig definiert:
Fehlerpotenziale senken: Die vielfach manuell durchgeführten Arbeiten, wie das Eintragen der Prüfergebnisse in Listen oder das Zusammenführen von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen zu einem finalen Prüfbericht, sollten automatisiert werden. Denn trotz der sehr gewissenhaften Arbeit der Mitarbeiter lag hier ein nicht zu unterschätzendes Fehlerpotenzial.
Effizienz durch Automatisierung: Aus den globalen Standorten, Drittsoftware, wie dem neuen ERP- oder dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem sowie den Messmaschinen in den Prüflaboren sollte ein Netzwerk entstehen. Dabei mussten Abläufe weitestgehend automatisiert werden, um Prozesse zu beschleunigen und Mitarbeiter zu entlasten.
Informationspotenziale nutzen: Bislang waren alle Qualitätsdaten in PDFs regelrecht gefangen und damit eine Auswertung kaum möglich. Um sie nutzbar zu machen, beispielsweise für Analysen, musste jedes einzelne PDF geöffnet und die Daten in Excel zentralisiert werden. Ein unverhältnismäßiger Zeitaufwand, der im Widerspruch zu Bomatec’s Streben nach Effizienz und Verbesserung stand.
MIT BÖHME & WEIHS ZUR OPTIMALEN CAQ-LÖSUNG
Neben diesen Hauptzielen steckte die Herausforderung im Detail. Denn je mehr die Mitarbeiter des Bomatec-Qualitätsmanagements sich mit den Möglichkeiten eines CAQ-Systems auseinandersetzten, umso mehr Optimierungs- und Unterstützungspotenzial erkannten sie. Das führte zu einem umfangreichen und teils sehr unternehmensspezifischen Anforderungskatalog, an dem im Auswahlprozess zunehmend mehr CAQ-Anbieter scheiterten.
Die Böhme & Weihs Systemtechnik GmbH & Co. KG behauptete sich durch ihre Flexibilität bei der Umsetzung dieser Anforderungen, dem leistungsstarken CAQ-System CASQ-it, das bereits bei Handelsunternehmen im Einsatz war und einem Engagement, dass bei Bomatec als außergewöhnlich wahrgenommen wurde.
Anfragen zur Umsetzbarkeit von unternehmensspezifischen Arbeitsweisen wurden umgehend bearbeitet und oftmals noch am gleichen Tag mit einem Lösungsvorschlag beantwortet. Basierend auf der mehr als 35-jährigen Erfahrung als Lösungspartner schlugen die Projektmitarbeiter sogar initiativ Ideen vor, wie Bomatec das Potenzial von CASQ-it voll ausschöpfen würde.
INTERNATIONALES QUALITÄTSNETZWERK NOCH VOR DEM ZEITPLAN INSTALLIERT
Bomatec entschied sich gleich im ersten Schritt für die Einführung einer umfänglichen CAQ-Landschaft, mit der alle qualitätsrelevanten Prozessschritte gesteuert und überwacht werden konnten. Im Zusammenspiel aus Prüfmittelmanagement, Reklamationsmanagement mit Ishikawa und 5Why-Methode, SPC am Standort Malaysia, Bemusterung, Wareneingangs- und Warenausgangsprüfung entstand ein regelrechtes Qualitätsnetzwerk, das für Bomatec keine Wünsche mehr offen ließ. Basierend auf der engen Kommunikation zwischen beiden Unternehmen und der Erfahrung aus ähnlich anspruchsvollen Projekten war die CAQ-Einführung sogar einen Monat vor dem vereinbarten Zeitplan abgeschlossen.
Die Anforderung, dass der Bomatec-Standort Schweiz zur Qualitätszentrale wird, unterstützt CASQ-it durch die enge Verknüpfung der Standort untereinander, die dennoch jedes Prüflabor eigenständig agieren lässt. Die 3 Prüflabore in China, Malaysia und der Schweiz arbeiten innerhalb ihres eigenen Mandanten mit CASQ-it. Dadurch haben sie nur ihre standortspezifischen Daten im Zugriff, arbeiten aber dennoch entsprechend der unternehmensweit gültigen Qualitätsvorgaben. Diese legt das Schweizer Qualitätsmanagement im übergeordneten ERP-Mandanten fest und stellt diese Vorgaben, wie Prüfpläne und Prüfanweisungen, allen anderen Mandanten zur Verfügung. Gleichzeitig zentralisiert CASQ-it alle Qualitätsdaten der vernetzten Bomatec-Standorte in einem konsolidierten Konzernmandanten und bietet so einen Qualitätsüberblick zu den unternehmensweit durchgeführten Qualitätsprüfungen, Lieferantenbewertungen, Bemusterungen und Reklamationen – eine regelrechte Schaltzentrale für das Schweizer Qualitätsmanagement.
VORGELAGERTE WARENEINGANGSPRÜFUNG ERÖFFNET NEUE HANDLUNGSFÄHIGKEIT
Den größten Stellenwert für das Handelsunternehmen hat das Modul CASQ-it WEP für die Wareneingangsprüfung inklusive dem integrierten Lieferantenmanagement. Wie groß hier einerseits die Entlastung und andererseits der neue Informationsgewinn ist, zeigt ein Blick auf die dahinterliegenden Prozesse.
Von Asien erfolgt die Lieferung der Komponenten per Container als See- oder Luftfracht in die Schweiz. Ein Logistikprozess, der durchaus einige Wochen in Anspruch nehmen kann. Diese Zeit bleibt für Bomatec jedoch nicht ungenutzt. Denn parallel erfolgt bereits die Qualitätsüberwachung mit CASQ-it und noch bevor die Ware in der Schweiz ankommt, treffen die Mitarbeiter bereits den Verwendungsentscheid. Möglich wird das durch das ausgeklügelte Mandanten- und Vernetzungskonzept: Mit Versand der Ware nach Europa führen die Prüflabore bereits die Prüfungen zu ausgewählten Merkmalen durch. Über CASQ-it stehen die Qualitätsdaten der Konzerntöchter sofort zur Lieferbewertung am Standort Schweiz zur Verfügung und dienen als Entscheidungsgrundlage für die Lieferantenbewertung auf Basis von rund 12.000 Prüfberichten im Jahr: Fehlerhafte Ware wird bei ihrer Ankunft gar nicht erst abgeladen und ausgepackt, sondern direkt zurückgewiesen bzw. bei geringem Warenwert entsorgt. Eine große Entlastung für die Mitarbeiter im Schweizer Wareneingang. Denn hier treffen täglich rund 150 Verpackungseinheiten ein. Bei nicht kritischen Abweichungen nutzt Bomatec die Versandzeit, um mit Kunden anhand der Messdaten mögliche Sonderfreigaben abzustimmen. Genauso lassen sich bei Auffälligkeiten schon mal Gegenprüfungen für konkrete Merkmale veranlassen, sobald die Ware eintrifft. Für Bomatec wird CASQ-it damit ein stückweit zum Blick in die Zukunft, um Folgeprozesse anhand konkreter Informationen schon im Vorfeld zu starten
PERFEKTES ZUSAMMENSPIEL AUS CAQ, ERP UND DMS
Sobald die Ware in der Schweiz eintrifft und im ERP verbucht wird, stößt dieses den Prüfauftrag in CASQ-it an. Rund 3.000 aktive Prüfpläne mit bis zu 30 Merkmalen sind im CAQ-System hinterlegt. Im Zusammenspiel mit dem ERP wählt CASQ-it den relevanten Prüfplan und erzeugt automatisch den zugehörigen Prüfauftrag. Die sogenannte CASQ-it Homepage zeigt den Mitarbeitern auf einen Blick, welche Prüfaufträge neu hinzugekommen sind, ob es sich um See- oder Luftfracht handelt und welche Prüfungen noch offen sind. Eine sehr umfangreiche Liste, denn die Prüfaufträge aller Standorte laufen hier zentral im Schweizer Mandanten zusammen. Damit die Mitarbeiter im Wareneingang den Überblick behalten, wurde für Bomatec eine Filterfunktion integriert: Gehört der Prüfauftrag zur Bomatec AG, Bomatec Automotive oder doch zu Bomatec international? Und welche Prüffolgen sind noch offen? Die Liste passt sich sofort auf den gewünschten Blickwinkel an und hilft den Mitarbeitern so, ihre Aufgaben zu priorisieren. Sie melden sich im Namen des jeweiligen Mandanten an und vervollständigen die ausstehenden Prüfungen.
Dabei gilt, dass jede Charge ohne Ausnahme solange gesperrt ist, bis das federführende CAQ-System ein Prüfergebnis und den Verwendungsentscheid zurückmeldet. Erst bei einem positiven Ergebnis wird die Charge im ERP automatisch entsperrt und die Ware ist zur Auslieferung freigegeben. Parallel dazu legt CASQ-it den dazugehörigen Prüfbericht automatisch am richtigen Ort mit der richtigen LOT-Nummer im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Das ERP wiederum sendet den Prüfbericht selbstständig per E-Mail an den Kunden. Ein vollautomatisierter Workflow im Zusammenspiel aus mehreren Systemen, der die Anforderungen nach mehr Effizienz und Zuverlässigkeit voll erfüllt.
Auch auf Seite des Kunden, denn er ist schon vor Eintreffen der Ware genau zur Qualitätslage informiert. Der Prüfbericht im eigens umgesetzten Bomatec-Design gibt detailliert Auskunft zu den durchgeführten Prüfungen. Vereinbarte Sonderfreigaben sind mit Name, Datum und Art der Freigabe für beide Geschäftspartner zuverlässig dokumentiert. Und auch wenn Bomatec sehr viel mehr Merkmale prüft, um sie zur internen Qualitätsüberwachung und -verbesserung zu nutzen, sieht der Kunde nur die Merkmale, die relevant sind und vereinbart waren. Denn vorab lässt sich bequem auswählen, welche Prüffolgen und Merkmale im Prüfbericht stehen sollen. Mit Ausrichtung auf den internationalen Kundenstamm wird jeder Prüfbericht ganz automatisch in Englisch verfasst – auch, wenn der Mandant eigentlich in Deutsch oder Chinesisch arbeitet.
MIT CAQ-ANALYSEN SOFORT AUSKUNFTSFÄHIG
CASQ-it steigerte nicht nur die Effizienz in den Prozessen, sondern auch die Informationstransparenz. Vor der Einführung des CAQ-Systems dauerte die manuelle Datenzusammenstellung für Analysen je nach Umfang bis zu einen Arbeitstag. Das führte dazu, dass manche Fragestellung durch eine Analyse gar nicht erst unterstützt werden konnten, da die Datenerfassung einfach zu lange gedauert hätte. Mit CASQ-it bleibt das Informationspotenzial von Qualitätsdaten, wie Messwerte und Lieferantendetails, nicht mehr länger verborgen. Die leistungsstarken Analysen bieten ein Vielfaches an Möglichkeiten, Informationen aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln zu betrachten und so völlig neue Erkenntnisse zu gewinnen.
Damit hat Bomatec eine neue Auskunftsfähigkeit erreicht, die sich auch in der Kommunikation nach außen widerspiegelt: Es kommt immer wieder vor, dass Kunden ad-hoc nach der aktuellen Qualitätslage ihrer Bestellung fragen. Da konnte es vormals durchaus drei Stunden dauern, bis die Qualitätsinformationen zu zehn Losen in einem offiziellen Dokument zusammengestellt waren. Ein weiteres Problem: diese drei Stunden mussten im Tagesgeschäft auch erstmal verfügbar sein. Mit CASQ-it ist Bomatec heute sofort auskunftsfähig, denn alle Informationen sind nur noch wenige Mausklicks entfernt.
CAQ ÜBERZEUGT IM AUDIT
Wie sehr die neu gewonnene Effizienz und Auskunftsfähigkeit Bomatecs Kunden begeistert, zeigte sich direkt in den ersten Audits nach der CAQ-Einführung. Es blieb kein Zweifel daran, dass Bomatec alle Prozesse mit CASQ-it sicher im Griff hat. Diese Prozesssicherheit und Zuverlässigkeit ist für Bomatec mit einer der Grundsteine für langfristige und erfolgreiche Kundenbeziehungen. Und so freut man sich über das Lob, dass man als mittelständisches Handelsunternehmen in Sachen Qualität und Prozesssicherheit doch um ein Vielfaches besser aufgestellt sei, als mancher Konzern mit mehreren tausend Mitarbeitern.
