QUALITÄTSMANAGEMENT ALS NOTFALLKOFFER FÜR FAMILIENUNTERNEHMEN

Portrait Frau Dr. Schell
Familienunternehmen machen einen Großteil der deutschen Wirtschaft aus und sind in vielen Bereichen internationale Marktführer – nicht zuletzt wegen der Qualität ihrer Produkte. Doch was passiert mit einem Unternehmen, wenn die Unternehmensführung plötzlich aus dem Unternehmen ausscheidet? Ein sogenannter Notfallkoffer sorgt dafür, dass die Unternehmensnachfolge auch in Ausnahmesituationen ordentlich geregelt ist und das Unternehmen handlungsfähig bleibt. Unsere Gastautorin Dr. Sabrina Schell, Institut für Organisation und Personal an der Universität Bern, sagt, worauf es bei einem Notfallkoffer ankommt und welche Rolle ein Qualitätsmanagementsystem dabei spielt.

Der Anteil der eigentümer- und familiengeführten Unternehmen in Deutschland beträgt laut aktuellen Angaben des Instituts für Mittelstandsforschung in Bonn 93.6 %. Damit machen Familienunternehmen einen Großteil der deutschen Unternehmenslandschaft aus. Der German Mittelstand ist auch über die Landesgrenzen bekannt und das nicht zuletzt auf Grund seines Qualitätsbewusstseins.

Nachfolge als Herausforderung

Der Anteil der Familienunternehmen sinkt jedoch in den letzten Jahren. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Zum einen stehen Familienunternehmen vor der Herausforderung, geeignete Nachfolgende zu finden. Diese müssen zum einen gewillt, zum anderen aber auch fähig sein, das Familienunternehmen zu übernehmen. Zum anderen müssen Familienunternehmen aber auch „übergabefähig“ sein. Auch hier ergeben sich zahlreiche Herausforderungen. Oftmals sind insbesondere Kleinstbetriebe auf Grund von ökonomischen Kennzahlen nicht übergabefähig, da die Nachfolge mehr kosten würde, als dass sie von Nutzen für die Übernehmenden ist. Es kommt aber auch noch eine weitere und zwar wirklich wesentliche Herausforderung hinzu: Die strategische und operative Planung der Unternehmensnachfolge.

Wie lange dauern Unternehmensnachfolgen?

Unternehmensnachfolgen dauern bis zu 12 Jahren. Eine Studie des St. Galler Center for Family Business zeigt, dass insbesondere die familieninterne Unternehmensnachfolge viel Zeit in Anspruch nimmt, da unter anderem die Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Familienmitglieder geklärt werden müssen. Unabhängig davon, dass in 12 Jahren viel passieren kann, muss auch immer mit einer ungeplanten Unternehmensnachfolge zum Beispiel auf Grund von Tod oder Krankheit gerechnet werden. Als Faustformel könnte also gelten, dass nach der Nachfolge stets vor der Nachfolge ist.

Was ist ein Notfallkoffer für Unternehmen?

Wenn Studien zeigen, das Familienunternehmen die interne Nachfolge präferieren, sich aber schwer tun, auch aus Gründen von Ressourcen, diese zu planen und auch ungewiss ist, ob und wann Nachfolger die Nachfolge antreten können und oder wollen, unterstreicht dies, dass Familienunternehmen gut darin beraten sind, einen sogenannten „Notfallkoffer“ zu haben.

Ein Notfallkoffer hat unterschiedliche Ebenen. Zum einen sollten alle wesentlichen Verträge aufeinander abgestimmt sein und einer Linie folgen. Zudem sollten diese an einem zentralen Ort, der den potenziellen Nachfolgenden bekannt ist, abgelegt und zugreifbar sein.

Welche Dokumente gehören unbedingt in den Notfallkoffer?

  • Gesellschaftsverträge,
  • Handelsregisterauszüge,
  • Kredit- und Mietverträge,
  • Vollmachten,
  • Lizenzen.

Grafik eines Koffers mit Stichpunkten

Die Regelungen im Gesellschaftsvertrag sollten mit den Regelungen im persönlichen Testament und ggf. Eheverträgen übereinstimmen, bzw. andersherum. Diese offensichtlichen Schriftstücke, sind häufig vorhanden und es ist auch transparent mit welchen dritten Personen diese erstellt und an welchem Ort sie abgelegt sind. Ganz anders sieht es z.B. mit Passwörtern für den PC, den Safe oder Bankkonten aus. Vor allem in kleinen Unternehmen, können schon diese fehlenden Informationen dazu führen, das Nachfolgende oder Interimsmanager nicht handlungsfähig sind und das Unternehmen deshalb in eine Schieflage gerät.

Ein weiterer wesentlicher Teil des Notfallkoffers ist auch die kontinuierliche Sicherung von Kerninformationen zum laufenden Geschäft, wie z.B. dem Status von wichtigen Projekten, eine Übersicht von aktuellen, aber auch vergangenen Projektpartnern und eine möglichst aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung. Diese aktuellen und dokumentierten Informationen ermöglichen es im Notfall, schnell einzuspringen und handlungsfähig zu sein.

Welche Vorteile bietet Qualitätsmanagement bei der Nachfolgeregelung?

Qualitätsmanagement, ISO-Zertifizierungsprozesse und Managementsysteme berücksichtigen zahlreiche dieser relevanten Informationen bereits. So berücksichtigt z.B. der Normabschnitt der ISO 9001 Norm: 7.1.6 Wissen der Organisation, dass Wissen bestimmt und aufrechterhalten werden muss, damit Prozesse durchgeführt werden können. Der Normabschnitt berücksichtigt dabei sowohl interne als auch externe Quellen. Ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem kann dabei unterstützen, dieses Wissen und diese Informationen zu sammeln, zu strukturieren und damit auch zur Verfügung zu stellen. Durch den Zugang von wichtigen (ggf. mit dem Qualitätsmanagement beauftragten) Mitarbeitern zu diesen Informationen kann sichergestellt werden, dass im Notfall auf dieses Wissen zugegriffen werden kann, selbst wenn kurzfristig kein Nachfolger bereitsteht. Verträge müssen z.B. nicht hinterlegt werden, aber Hinweise, wo diese zu finden sind, könnten hinterlegt sein.

Da vor allem ungeplante Unternehmensnachfolgen Familienunternehmen in die Schieflage bringen können, ergibt es Sinn, zum einen Qualitätsmanagement zu betreiben, um generell die Qualität des Unternehmens aufrechtzuerhalten, zum anderen aber auch für den Notfall vorzusorgen. Jedoch entbindet auch ein QM-System nicht von einer systematischen operativen wie auch strategischen Planung einer Unternehmensnachfolge, um Familienunternehmen nachhaltig in die Zukunft führen zu können.

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Portrait Frau Dr. Schell

Dr. Sabrina Schell

  • ZUR PERSON

    Dr. Sabrina Schell ist Wissenschaftlerin an der Universität Bern, am Institut für Organisation und Personal. Die studierte Diplom Wirtschaftsjuristin promovierte an der Universität Siegen in Betriebswirtschaftslehre zu Unternehmensnachfolge in Familienunternehmen, unter anderem mit dem Fokus auf Informationsasymmetrien und ihre Auswirkungen.

    E-Mail: sabrina.schell@iop.unibe.ch

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