OFT MEHR ALS NÖTIG – INTERNES MARKETING FÜR IHR QM-SYSTEM

Frau Nahaufnahme Gesicht Stefanie Gertz

Sicherlich kennen auch Sie das Gefühl manchmal in einem Hamsterrad zu laufen, wenn es darum geht das QM-System nach vorne zu bringen. Kolleginnen und Kollegen haben nur kurz vor dem externen Audit Zeit für Zuarbeiten und im Tagesgeschäft ist das Qualitätsmanagement nicht ausreichend verankert. Wie aber schaffen Sie es trotzdem, Ihre wichtigen Projekte in Sachen QM umzusetzen?

Wenn Sie die nachfolgenden 8 Schritte konsequent durchführen, steht Ihren QM-Projekten in der Regel nichts mehr im Weg:

Liste acht Sätze Aufzählung

1: Ihr eigener Anspruch

Stellen Sie sich zunächst die Frage, welchen Anspruch Sie an Ihr QM-System haben. Reicht es Ihnen das Zertifikat aufrecht zu erhalten oder sehen Sie sich gar als ein Teil der Organisationsentwicklung? Wo auf dieser Skala würden Sie sich sehen? Berücksichtigen Sie Ihren eigenen Anspruch, wenn Sie in die Projekte gehen.

2: Die aktuelle Situation

Bewerten Sie nun die aktuelle Situation und legen Sie fest, was Sie in Zukunft erreichen wollen. Schaffen Sie sich so einen Überblick über die Gesamtsituation. Dies ist wichtig, um anschließend die richtigen Prioritäten setzen zu können.

3: Prioritäten setzen

Dies ist der Punkt, an dem schon viele Unternehmen scheitern. Sind Ihre Kolleginnen und Kollegen auch schon projektmüde? Dies kann verschiedene Gründe haben. Meist ist die Liste der laufenden Projekte schon recht lang und trotzdem werden neue Projekte hinzugenommen. Zu Beginn wird geradezu euphorisch daran gearbeitet, aber schon nach kurzer Zeit werden die ersten Ressourcen aus dem Projekt abgezogen. Warum? Weil das nächste Projekt auf einmal viel wichtiger ist. Für die Mitarbeitenden wird gefühlt nichts fertig und die Liste der ToDo´s immer länger. Kaum etwas demotiviert mehr.

Gehen Sie daher einen anderen Weg. Bewerten Sie Ihre Vorhaben nach den folgenden Aspekten:

  • Wovon versprechen Sie sich den größten Erfolg?
  • Was ist ggf. zertifikatskritisch, wenn es nicht zum Zeitpunkt X fertig ist?
  • Was wird von Kunden oder anderen interessierten Parteien gefordert?

Legen Sie so die Prioritäten fest und beginnen Sie mit dem wichtigsten Projekt.

Expertentipp:

„Manchmal ist es sinnvoll, kleinere Projekte mit einer hohen Signalwirkung parallel laufen zu lassen. Diese können die Kolleginnen und Kollegen ungemein motivieren, da sie hier den schnellen Erfolg sehen.“

4: Kunden definieren

Überlegen Sie als nächstes, wer die Kunden Ihres Projektes sind. Für wen ist dieses Projekt konkret ein Gewinn? Machen Sie diesen Kunden das Projekt so richtig schmackhaft. Stellen Sie den Nutzen so gut es geht heraus.

Beispiel:

Ein kleines Produktionsunternehmen soll zukünftig eine Reklamationsdatenbank erhalten. Kunde dieses Projektes ist neben dem QM der Vertrieb, der eine absolute Transparenz über die gelieferten Chargen, deren Probleme, sowie den aktuellen Status der Reklamation hat und so jederzeit seinen Kunden gegenüber Rede und Antwort stehen kann. Wenn der Vertrieb nun dieses Tool haben will, steht dem Projekt kaum noch etwas im Weg.

5: Gegner erkennen

Wie Sie es wahrscheinlich auch aus Ihrem Unternehmen kennen, gibt es immer Personen, die Ihren Projekten gegenüber eher skeptisch eingestellt oder sogar offene Gegner sind. Vergegenwärtigen Sie sich daher, wer alles gegen das Projekt sein könnte und welche Argumente diese Personen anführen könnten. Versuchen Sie diese Argumente möglichst zu entkräften.

6: Unterstützer ausfindig machen

Auf der anderen Seite wird es Personen geben, die Sie zum Beispiel durch vergangene Projekte überzeugen konnten. Prüfen Sie, ob diese auch Ihrem neuen Vorhaben gegenüber offen eingestellt sind. Wenn ja, eignen sich diese Personen gegebenenfalls als Unterstützer und Multiplikatoren für Ihre neuen Vorhaben. Auch wäre es möglich, deren Bereiche für Pilotprojekte zu nutzen, sofern es passt.

7: Maßnahmen definieren und umsetzen

Da nun die Rahmenbedingungen Ihres neuen Projektes bekannt sind, können Sie mit der Umsetzung starten. Bevor Sie Kolleginnen und Kollegen mit ins Boot nehmen, überlegen Sie zunächst einmal, welche Vorleistungen von Ihrer Seite zu erbringen sind. Machen Sie nicht den Fehler, etwas von anderen zu fordern und selbst in Verzug zu geraten. Auch sollten Sie sich an dieser Stelle schon überlegen, wie viel Unterstützung Sie selbst im Projekt liefern wollen. Häufig werden Aufgaben im Bereich QM abgeladen, die dann leider auch nie wieder den Weg zurück in die Fachabteilung finden. Daher seien Sie hier auf der Hut!

Prüfen Sie welche Informationen Ihre Kolleginnen und Kollegen benötigen, damit sie sich einbringen und ihre Aufgaben erledigen können. Zum Start des Projektes wird dann noch einmal der Nutzen des Projektes kommuniziert, um für entsprechende Motivation zu sorgen. Bei der Abarbeitung der Arbeitspakete und Maßnahmen achten Sie auf die Termineinhaltung. Einmal verschobene Termine verlieren ihre Verbindlichkeit. Denken Sie daran, dass ein pünktlicher und erfolgreicher Abschluss eines Projektes eine positive Signalwirkung auf weitere Projekte hat.

8: Nachhaltigkeit sicherstellen

Ein Punkt, der leider oft vergessen wird, ist die Nachhaltigkeit. Wenn Sie beispielweise eine Reklamationsdatenbank implementiert haben, wird sich der Nutzen nur einstellen, wenn die Datenbank auch vollständig und mit validen Daten gefüllt wird. Nur so können Ihre Auswertungen die größten Problemfelder darstellen, die dann nach und nach beseitigt werden. Legen Sie also gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen fest, wer künftig welche Aufgaben übernimmt. Regelmäßige Berichterstattungen, aus denen weitere Maßnahmen abgeleitet werden, stellen den Nutzen dar.

Auch ist es wichtig, sich von Zeit zu Zeit das Feedback der Beteiligten einzuholen, inwiefern es noch Optimierungen oder Vereinfachungen in der Handhabung geben könnte. Nur wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen mit ins Boot nehmen und auf deren Wünsche und Anregungen eingehen, werden Sie die Basis für weitere erfolgreiche Projekte schaffen.

Frau Porträt dunkelhaarig Stefanie Gertz

Stefanie Gertz

  • ZUR PERSON

    Stefanie Gertz, Dipl. Kauffrau (FH) und Dipl. Informatikerin (FH), ist seit 21 Jahren Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt QM und Integrierte Managementsysteme. Sie bildet QB, QM und Auditoren aus und führt individuelle Inhouse-Trainings und Audits durch. Ihr Steckenpferd ist die schlanke Dokumentation von Managementsystemen und das Finden von individuellen pragmatischen Lösungsansätzen. Zudem begleitet sie Menschen in diesen Veränderungsprozessen als Business- und Personalcoach.

    Mehr erfahren:

    www.stefanie-gertz.de

     

     

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