WIE LAYERED PROCESS AUDITS ZUM SCHLÜSSEL FÜR PROZESSQUALITÄT WERDEN

GASTBEITRAG VON ELMAR ZELLER, GESCHÄFTSFÜHRER TQU INTERNATIONAL GmbH

Das LPA, also das Layered Process Audit, rückt bei Unternehmen zunehmend in den Fokus. Braucht es aber wirklich schon wieder eine neue Methode für das Qualitätsmanagement? Eine Vielzahl von Qualitätssystemen wie ISO 9001 oder TQM stehen den Unternehmen bereits zur Auswahl. Oft ist eine Zertifizierung ohnehin unumgänglich, weil externe Anspruchsgruppen sie fordern. Dazu kommen unzählige Methoden, die eine gleichbleibende Qualität im Prozess – häufig in der Fertigung – sicherstellen sollen. Nach Kaizen, Kanban und Six Sigma nun auch noch LPA? Auch Elmar Zeller, Geschäftsführer der TQU International, stand der noch jungen Methode anfangs kritisch gegenüber. Zu Unrecht, wie er im folgenden Gastbeitrag erklärt.

EINE BRANCHENÜBERGREIFENDE ERFOLGSGESCHICHTE

Zwei Männer im GesprächDas Layered-Process-Audit (LPA) wurde von DaimlerChrysler und Toyota zur Jahrtausendwende parallel entwickelt. LPA ist eine Methode, um die Umsetzung von Prozessen und Vorgaben auf allen Ebenen und Bereichen in den Unternehmen zu verbessern und damit die Leistungsfähigkeit der Organisation zu steigern. Dabei bewirken keine  ausgebildeten Auditoren, sondern die Vorgesetzten mit kurzen Prozessaudits die konsequente Umsetzung und Einhaltung von vereinbarten Vorgaben und Standards in der täglichen Arbeit.

Mittlerweile stellen auch immer mehr Original-Equipment-Manufacturer (OEM) die Forderung nach LPA an ihre Lieferanten. Auch im Qualitätsmanagement-System-Standard der Automobilindustrie IATF 16949:2016 wurde LPA als eine Möglichkeit zur täglichen Überprüfung von alternativen Produktionslenkungsplänen aufgenommen.

Durch die Verbesserungsmöglichkeiten, die LPA für Unternehmen bietet, finden sich auch immer häufiger Unternehmen aus anderen Branchen, die eine Chance in der Methode erkennen, um Prozesse und Standards in ihrem Unternehmen tatsächlich umzusetzen und zu optimieren.

LPA – FÜHRUNGSKRÄFTE ALS AUDITOREN

Das Layered Process-Audit (LPA) ist eine Methode, mit der sich die Umsetzung von Vorgaben in einem Prozess prüfen und visualisieren lässt. Auf diese Weise entsteht ein Qualitätsbewusstsein in den verschiedenen Layern, also in den Hierarchiestufen, die an der Auditierung beteiligt sind.

Eine klassische Layerstruktur beinhaltet mit Layer 1 die Mitarbeiter, die die Vorgaben in Prozesse umsetzen und dazu vom übergeordneten Layer 2, den Führungskräften, auditiert werden. Diese wiederum werden von Layer 3 auditiert und so weiter. So könnte in einem Unternehmen Layer 2 etwa aus Teamleitern bestehen, Layer 3 aus Abteilungsleitern und Layer 4 aus den Mitgliedern der Geschäftsleitung. LPAs werden mit Ausnahme des obersten Layers auf jeder Stufe durchgeführt. Während bei den hierarchischen Audits der direkte Vorgesetzte das LPA durchführt, können die Basisaudits auch durch Vorgesetzte einer höheren Ebene durchgeführt werden.

Grafik mit Mensch-Symbolen
(Quelle: TQU International GmbH)

Das LPA ist als eine Stichprobenprüfung zu verstehen, mit der anhand von Checklisten in engen zeitlichen Abständen die Einhaltung von Prozessstandards überprüft wird. Und obwohl es Gemeinsamkeiten zwischen einem LPA und einem internen Audit gibt, kann und darf ein LPA kein internes Audit ersetzen. Denn während beim internen Audit mit offenen Fragen der allgemeine Umsetzungsstand und die Verbesserungspotenziale durch einen unabhängigen Auditor analysiert werden, prüft der Vorgesetzte im LPA mit seinen geschlossenen Fragen die Umsetzung der zuvor festgelegten Vorgaben in einem Prozess, in den er mit seiner Verantwortung selbst eingebunden ist.

KONKURRENZ FÜR DAS INTERNE AUDIT?

Mann an Maschine

Das LPA ist als eine Stichprobenprüfung zu verstehen, mit der anhand von Checklisten in engen zeitlichen Abständen die Einhaltung von Prozessstandards direkt durch den Vorgesetzten überprüft wird. Das LPA ist in seiner Form ein internes Prozessaudit und kann durchaus das vorhandene interne Audit unterstützen. In vielen Fällen kann es das interne Audit auch dort ersetzten, wo dies sinnvoll ist.

Aus Sicht der ISO 9001 ist dies absolut zulässig und die geforderte Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses wird durch das Layered Process Audit sehr gut erreicht. Im Sinne der ISO 19001 geht es bei diesem Auditprinzip darum, dass andere Auditoren unter ähnlichen Umständen zu ähnlichen Schlussfolgerungen gelangen. Durch die geschlossenen Fragen nach Tätigkeiten wird diese Anforderung bei der LPA-Methodik sehr gut erfüllt.

IN VIER SCHRITTEN DURCH DAS LAYERED PROCESS AUDIT

Die Vorbereitungsphase zur Einführung von LPAs erstreckt sich erfahrungsgemäß über acht bis zwölf Wochen. Es muss nicht nur geklärt werden, welches Ziel mit der Einführung von Layered Process Audits verfolgt wird, sondern auch LPA-Verantwortliche benannt, Checklisten entwickelt und Mitarbeiter sowie Führungskräfte über das neue Vorgehen informiert werden. Dabei gilt es oftmals Angst vor der neuen Transparenz abzubauen und Mitarbeitern das Gefühl von Kontrolle oder mangelndem Vertrauen zu nehmen.

Die LPA-Methode setzt sich aus vier aufeinander aufbauenden Prinzipien zusammen:

  • Durchführung von LPAs durch die Vorgesetzten
  • Korrektur oder Maßnahmen bei Abweichungen von den Vorgaben
  • Visualisierung der Ergebnisse am LPA-Board vor Ort
  • Erstellung neuer LPA-Fragen bei neuen Abweichungen im Ergebnis oder im Vorgehen

SCHRITT 1: DURCHFÜHRUNG VON LPAs

Vorgesetzte aus definierten unterschiedlichen Hierarchieebenen (Layer) überprüfen mit Hilfe von einfachen Checklisten in Stichproben die Einhaltung von Standards, Regeln und Vorgaben (Process) im betrachteten Prozess. Die LPA-Fragen in der Checkliste werden idealerweise gemeinsam zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter erstellt und ergeben sich dabei aus den wichtigen Vorgaben die für das Erreichen eines guten Ergebnisses notwendig sind. In der Regel werden die  LPA-Fragen für die Audits immer wieder neu dynamisch zusammengestellt.

In den meisten Fällen dauern die Audits nur wenige Minuten. Die Frequenz und Anzahl der durchzuführenden LPAs hängt von der Größe des betreffenden Bereiches, der Bedeutung, Komplexität und Vielfalt des Prozesses sowie der Erfahrung und Fluktuation der Mitarbeiter ab. Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiter (auch die Führungskräfte) monatlich in einem LPA dabei sein sollte.

SCHRITT 2: FORMULIERUNG VON KORREKTUREN UND MAßNAHMEN

Wenn die Führungskraft (Auditor) während des Audits Abweichungen oder nicht umsetzbare Vorgaben feststellt, werden diese sofort gemeinsam mit dem Mitarbeiter (Auditierten) korrigiert. Wenn geforderte Standards auch gemeinsam mit dem Vorgesetzten nicht umsetzbar sind, müssen geeignete Sofortmaßnahmen sofort im Bereich umgesetzt und entsprechende Abstellmaßnahmen eingeleitet werden.

Ein Bewertungssystem gibt den Mitarbeitern unmittelbar Anerkennung und ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein funktionierendes LPA-System.

Grün: Die Vorgabe ist umgesetzt
Geld: Die Vorgabe war nicht umgesetzt und wurde im Audit korrigiert. Sie ist jetzt umgesetzt!
Rot: Die Vorgabe ist auch mit Unterstützung des Vorgesetzten nicht umsetzbar.

Grafik mit Ampeln und Text
(Quelle: TQU International GmbH)

SCHRITT 3: VISUALISIERUNG DER ERGEBNISSE AM LPA-BOARD VOR ORT

Die Durchführung und Ergebnisse aus den Audits des betreffenden Bereiches, werden anhand einer Farblogik (grün, gelb, rot) bewertet und visuell an einem LPA-Board sichtbar und transparent für alle Mitarbeiter und Vorgesetzten dargestellt.

Grafik mit Punkten in Ampelfarben
(Quelle: TQU International GmbH)

Damit ist das LPA kein abstraktes Qualitätsmanagementwerkzeug, mit dem die Mitarbeiter nur sporadisch oder indirekt in Berührung kommen. Im Vergleich zu internen Audits ist durch die höhere Frequenz und breitere Beteiligung der Mitarbeiter, der Lerneffekt wesentlich höher. Das Prozessverständnis und die Klarheit über die wichtigen und notwendigen Standards oder Regeln bei Mitarbeiten und bei den Führungskräften wachsen.

SCHRITT 4: ERSTELLUNG NEUER LPA-FRAGEN BEI NEUEN ABWEICHUNGEN IM ERGEBNIS ODER VORGEHEN

Jeder neue Fehler oder neue Abweichung ist eine Chance, die eigentliche Ursache zu erkennen und mit einem geeigneten Vorgehen die Wiederholung des Fehlers oder der Abweichung zu verhindern. Diese Dynamik in einer guten LPA-Checkliste kann ein QM-System vermutlich nur schwer leisten und dies ist einer der Erfolgsfaktoren von Layered Process Audits.

Die LPA-Methodik systematisiert und fordert in diesem Fall die Suche nach der Veränderung oder Verbesserung und überprüft dann die Umsetzung des veränderten Vorgehens.

Grafik mit Pfeilen
(Quelle: TQU International)

LPA ALS SCHLÜSSEL FÜR STEIGENDE PROZESSQUALITÄT

In der Kombination und Wirkung der vier Vorgehensweisen sowie der einfachen Logik und systematischen Konsequenz werden Prozesse mit ihren Vorgaben zwangsläufig zur Umsetzung gebracht. Dieses fördert die Dynamik in der Prozessverbesserung sowie das Prozessverständnis bei Mitarbeitern und Vorgesetzten – und das über alle Unternehmensebenen hinweg. Damit hat das Layered Process Audit in vielen Unternehmen eine undiskutierbare Berechtigung bekommen.

IHRE PRÄSENTATION ZUM LAYERED PROCESS AUDIT (LPA)

Weiße Schrift auf blauem Hintergrund

Im Jahr 2009 entwickelte TQU International eine individuelle, kundenspezifische Vorgehensweise zur Umsetzung von Layered Process Audits im Rahmen einer umfassenden Qualitätsoffensive. Die erzielte massive Prozessverbesserung überzeugte, so dass TQU International die kundenspezifische Vorgehensweise hin zu einer allgemeingültigen Handlungsempfehlung weiterentwickelte. Heute informiert TQU International auf regelmäßigen Vorträgen und Anwendertreffen interessierte Unternehmen zum Thema LPA und fördert so den Austausch und die Etablierung dieser Methodik.

Den Extrakt dieser Vorträge, von der Einführung in die LPA-Methodik über konkrete Handlungsempfehlungen zur Umsetzung bis hin zu konkreten Anwendungsbeispielen, stellt TQU International exklusiv als PDF zur Verfügung. Sie möchten sich gerne vertiefend zur LPA-Methodik informieren? Gerne senden wir Ihnen die PDF-Datei zu.

Foto Mann

Elmar Zeller

  • Zur Person

    Dipl.-Ing.(FH) Elmar Zeller, MBA hat in verschiedensten Funktionen Unternehmen erfolgreich dabei begleitet, die Leistungsfähigkeit und Qualität ihrer Prozesse und Produkte zu verbessern. Seit 1998 übt er diese Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter der TQU International GmbH in Neu-Ulm aus. Zu seinen innovativen Weiterentwicklungen von Methoden im Qualitätsbereich gehören die Einführung der Shainin Methoden (Grundlage von SixSigma) in Deutschland, die Umsetzung von Qualitätsmanagementsystemen in Wikis, die Entwicklung der Methode Layered Process Audit sowie die Erfindung der Methode Quality Stream Mapping. Mit Verbreitung der Layered Process Audits setzte er sich zunächst kritisch mit der neuen Auditmethode auseinander und schrieb darauf aufbauend das erste deutschsprachige Buch zur zielführenden Umsetzung von LPAs. Er ist Veranstalter der jährlichen LPA Anwendertreffens.

    E-Mail: elmar-zeller@tqu.com

Extrakt zur LPA-Einführung kostenfrei anfordern


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