8D-REPORT – DER INDUSTRIE-STANDARD

Inhalt

Was ist ein 8D-Report? – Definition und Bedeutung des 8D-Reports

Der 8D-Report ist das Dokument, das die Ergebnisse einer Problemlösung – ausgelöst durch eine Reklamation – nach der 8D-Methode dokumentiert. Der 8D-Report ist somit ein Element des Reklamationsmanagements und Teil des Qualitätsmanagements.

Zu jeder Reklamation berichtet der Lieferant dem Abnehmer mit dem 8D-Report über den Fortschritt der Reklamationsbearbeitung nach den 8 Prozessschritten bzw. Disziplinen (im Englischen „disciplines“) der 8D-Methode.

In der Automobilindustrie gehört die 8D-Methode mit dem 8D-Report zum Standard und ist im Normenwerk der Branche beschrieben. Nach der Automobilindustrie haben sich 8D-Methode und 8D-Report auch im Qualitätsmanagement anderer Branchen, wie der Luftfahrt, der Medizintechnik und dem Maschinenbau, durchgesetzt.

Warum Sie einen 8D-Report zum Abschluss der 8D-Methode nutzen sollten

Durch die systematische Bearbeitung einer Reklamation werden die Fehlerquellen gefunden, ihre Ursachen beseitigt und für die Zukunft nachhaltig eliminiert.

Der 8D-Report ist notwendig, um die mit der 8D-Methode entwickelten Prozess- und Lösungsschritte systematisch zu dokumentieren und die durchgeführten Maßnahmen gegenüber dem Abnehmer belegen zu können.

Die 8Ds des 8D-Reports im Überblick

Mit dem 8D-Report dokumentiert das Reklamationsmanagement die 8 Punkte der 8D-Methode. Der 8D-Report umfasst folgende 8 Prozessschritte:

  • D1: Teamzusammenstellung zur Problemlösung
  • D2: Problembeschreibung
  • D3: Sofortmaßnahmen
  • D4: Ursachenanalyse
  • D5: Auswahl und Verifizierung der Abstellmaßnahmen
  • D6: Einführung und Bewertung der Abstellmaßnahmen
  • D7: Vermeidung der Fehlerwiederholung
  • D8: Abschluss und Würdigung der Teamleistung

Der 8D Prozess im Detail

D1 – Teamzusammenstellung

Zu Beginn einer Reklamationsbearbeitung nach der 8D-Methode wird ein Team zur Bearbeitung gebildet. Es setzt sich aus einem Sponsor zur Ressourcenbereitstellung, dem Teamleiter mit Führungsqualitäten und Fachleuten aus den involvierten Abteilungen zusammen. Die Auswahl des Sponsors und des Teamleiters sollte mit einer besonderen Sorgfalt erfolgen. Der Sponsor muss direkt vom Problem betroffen sein, um ein eigenes Lösungsinteresse zu haben. Für den Teamleiter gilt, dass er das Team zu einer produktiven Zusammenarbeit anleiten um Interessenkonflikte der beteiligten Abteilungen unterbinden können muss. Die Teammitglieder müssen neben der nötigen Zeit auch die Autorität und das technische Fachwissen besitzen, um die Probleme zu lösen. Zudem benötigen sie das Wissen und die Kompetenz, die 8D-Methode systematisch anzuwenden.

D2 – Problembeschreibung

Um die aufgekommenen Fehler in Zukunft effektiv zu vermeiden, muss das bestehende Problem so vollständig und präzise wie möglich beschrieben werden. Dazu zählt, zu erfassen, wo genau der Ist- vom Soll-Zustand abweicht. Unter Umständen ist es sinnvoll, auch die Problemumgebung mit in die Problembeschreibung einzubeziehen. In D2 gilt es noch nicht, die Frage nach der Ursache zu klären, das geschieht im vierten Schritt. Als Orientierung können folgende Fragen dienen:

  • Was? (welches Produkt, welche Abweichung vom Soll)
  • Wo? (welcher Ort, wo am Produkt/im Prozess)
  • Wann? (zeitlicher Verlauf, Muster)
  • Wie viel? (Anzahl, Häufigkeit, Ausmaß)

D3 – Sofortmaßnahmen

Die Umsetzung der Sofortmaßnahmen dient dazu, akuten Schaden vom Kunden und dem eigenen Unternehmen abzuwenden. Die Wirksamkeit der eingeführten Sofortmaßnahmen muss sichergestellt werden, bis geeignete Abstellmaßnahmen eingeführt wurden (D6). Geeignete Sofortmaßnahmen können Ersatzlieferungen, Reparatur, Gutschriften, das Aussortieren von fehlerverdächtigem Material mit anschließender 100%-Prüfung oder sogar der zeitweise Stopp der Produktion sein.

D4 – Ursachenanalyse

Zur zukünftigen Fehlervermeidung gehört die Ermittlung der Ursache. Auf Grundlage der Problembeschreibung aus D2, der Analyse der Abweichungen des Ist- vom Sollzustand und den gewonnenen Erkenntnissen aus D3 wird das grundsätzliche Problem ermittelt und verifiziert. Zusätzlich zur technischen Analyse des Fehlers gehört an dieser Stelle ebenfalls die Betrachtung organisatorischer Fehlerquellen. Auch menschliches Versagen kann hier eine Rolle spielen. Dabei soll ermittelt werden, warum der Fehler aufgetreten ist und wieso er nicht entdeckt und verhindert wurde. Geeignete Methoden zur Ursachenanalyse sind z. B. die 5-Why-Methode oder das Ishikawa-Diagramm.

D5 – Auswahl und Verifizierung der Abstellmaßnahmen

Im Anschluss an die Ursachenanalyse sind die Abstellmaßnahmen zur Vermeidung von Wiederholungsfehlern zu erarbeiten, auszuwählen und zu verifizieren. Die Auswahl der Abstellmaßnahmen muss auf Grundlage der nachgewiesenen Wirksamkeit unter Berücksichtigung von Effizienz und Effektivität erfolgen. Geeignete Maßnahmen können Veränderungen in der Produktion, wie die Verwendung besser geeigneter Werkzeuge sein.

D6 – Einführung und Bewertung der Abstellmaßnahmen

Die Abstellmaßnahmen, die sich in D5 als wirkungsvoll erwiesen haben, werden dauerhaft eingeführt und die Langzeitergebnisse beobachtet. Die Maßnahmen können sich dabei auf unterschiedliche Bereiche der Produktion auswirken. Von der Konstruktion des Produktes bis hin zu Prüfmethoden und Mitarbeiterqualifikationen.

Als Maßnahmen im Sinne des 8D-Reports sind nur prozessverbessernde Maßnahmen zulässig. Dazu zählen beispielsweise keine personellen Maßnahmen wie Schulungen. Mit erfolgreicher Einführung der Abstellmaßnahmen werden die in D3 eingeführten Sofortmaßnahmen wieder abgestellt.

D7 – Vermeidung von Fehlerwiederholung

Durch geeignete Maßnahmen muss im Sinne der Standardisierung nachhaltig sichergestellt werden, dass der vorliegende Fehler – oder ein ähnlicher Fehler – in Zukunft nicht erneut auftritt. Zunächst muss die Wirksamkeit der getroffenen Abstellmaßnahmen durch vermehrte Prüfung über einen längeren Zeitraum nachgewiesen werden (Erfolgskontrolle).
Zulieferer aus den Bereichen Automobil- und Luftfahrt sind verpflichtet, die identifizierten Risiken in Entwicklung und Produktion nach der FMEA Methode (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) zu bewerten.

D8 – Abschluss und Würdigung der Teamleistung

Wichtig für den Abschluss ist, dass die gewonnenen Erkenntnisse festgehalten und für zukünftige Projekte dieser Art genutzt werden können. Die Arbeit des Teams, die meist einen Zusatzaufwand neben den normalen Aufgaben der Mitarbeiter bedeutet, muss entsprechend gewürdigt werden. Die Ergebnisse werden in einem 8D-Report festgehalten.

Die Bearbeitungsdauer des 8D-Prozesses

Die ersten vier Schritte des 8D-Prozesses sollten innerhalb von vier Tagen abgeschlossen sein, der gesamte Prozess innerhalb von zehn Tagen. Idealerweise natürlich in einem kürzeren Zeitraum. Aufwendige Probleme können unter Umständen mehr Zeit erfordern. Eine konsequente und gründliche Auswertung aller Probleme ist in jedem Fall wichtig, um Fehler wirksam zu eliminieren.

8D-Report Vorlage – So könnte ein 8D-Report aussehen

Erfahren Sie hier, wie ein 8D-Report aussehen könnte. Laden Sie sich dazu unsere Vorlage eines 8D-Reports als PDF herunter. Das fiktive Beispiel zeigt Ihnen einen ausgefüllten 8D-Report. Um Ihre erarbeiteten Fehlerlösungen in der vorgestellten Form systematisch und nachhaltig nutzbar zu machen, ist die Verwendung einer Software zur Durchführung der 8D-Methode und zur Erstellung eines 8D-Reports nötig.

Beispiel eines 8D-Reports herunterladen

Global 8D-Report bei wiederholten Reklamationen mit gleichen Fehlern

Werden wiederholt Reklamationen mit ähnlichen Fehlerbeschreibungen erfasst, kann ein Global-8D-Report (G8D) eingeleitet werden. Diese Methode wird auch im VDA-Band „Standardisierter Reklamationsprozess“ beschrieben. Schon bei der Reklamationsannahme in CASQ-it RUF wird per Knopfdruckt überprüft, ob die Problemstellung bereits mit vergleichbaren Reklamationen in einem G8D-Prozess gebündelt und in Angriff genommen wurde. Ist dies der Fall, sieht der Customer Manager sofort den aktuellen Stand und kann seinen Kunden entsprechend informieren. Der G8D-Report entlastet das Problemlösungsteam, da mehrere Reklamationen zu einer gemeinsamen Ursachenanalyse und identischen Abstellmaßnahmen führen.

8D-Report oder 4D-Report?

In manchen Fällen ist ein 8D-Report für die Art der Reklamation eine zu aufwendige Methode. Bei kleineren, internen Reklamationen eignet sich in vielen Fällen der 4D-Report zur Nachverfolgung von Fehlern besser. Gerade bei marginalen Reklamationen mit gut greifbaren Ursachen ist der 8D-Report eine zu umfangreiche Vorgehensweise.
Der 4D-Report umfasst:

  • D1: Problembeschreibung
  • D2: Analyse der Ursachen und Sofortmaßnahmen
  • D3: Abstellmaßnahmen definiert und umgesetzt
  • D4: Wirksamkeit nachgewiesen

Eine leistungsstrake CAQ-Software erleichtert dem Anwender die Wahl, ob er für die vorliegende Reklamation den 4D- oder 8D-Report anwenden sollte.

Verpflichtender und freiwilliger 8D-Report

Wann muss ein 8D-Report erstellen werden?

In bestimmten Branchen ist die Verwendung der 8D-Methode und des 8D-Reports verpflichtend. Dazu zählen zum Beispiel folgende Industriezweige:

  • Luftfahrt
  • Automobilindustrie

Freiwilliger 8D-Report zur Eliminierung von Fehlerquellen

Doch auch für andere Industriezweige lohnt es sich, die 8D-Methode anzuwenden. Anwender der 8D-Methode bearbeiten Reklamationen systematisch, Fehlerursachen werden aufgedeckt, Betriebsabläufe optimiert und die gewonnenen Erkenntnisse tragen zur Eliminierung von Fehlerquellen schon während der Entwicklung bei.

Eine leistungsstarke Software und ein kompetenter Lösungsanbieter unterstützen Sie bei der Einführung der 8D-Methode mit Beratung und Schulungen, auch nach erfolgreichem Projektabschluss.